本人通知制度

南あわじ市住民票の写し等本人通知制度について

　本人通知制度とは、住民票の写しや戸籍謄抄本などの証明書を本人等の代理人や第三者に交付した場合に、事前に登録された人（登録者）に対して、証明書を交付した事実をお知らせする制度です。

 

　この制度を実施することにより、証明書の不正請求の早期発見や抑止を図ることができ、不正取得による個人の権利の侵害の防止につながります。

 

（注）この制度は、代理人や第三者からの交付請求を断ったり、交付請求の際に事前登録者に交付の可否を確認したりするものではありません。

《制度の流れ》

　

1. 「本人通知制度事前登録申出書」により登録申出。（原則、本人申出）
2.  申出内容を審査し、「本人通知制度事前登録者名簿」に登録。登録日等、登録した旨を申出者に郵送でお知らせします（登録日から本人通知が始まります）。
3.  本人等の代理人や第三者（※1）から証明書の交付請求があった場合、
4.  使用目的が法令で定められた正当な理由（※2）に該当すれば、証明書を交付します。
5.  事前登録者に証明書の交付があったことを郵送でお知らせします。

（※1）「本人等の代理人及び第三者」

「本人等」とは、

　（住民票関係）　「本人または本人と同一の世帯に属する人」

　（戸籍関係）　　「本人、本人の配偶者、同じ戸籍に記載のある人、直系尊属（父母や祖父母）及び直系卑属（子や孫）」のことをいい、「本人等の代理人や第三者」とは、それ以外 の人をいいます。

　具体的には、

• 本人の代理人（法定代理人は除く）
• 親族等の代理人
• 法令で定められた正当な理由により証明書を請求することができる第三者（個人または法人）
• 八業士（弁護士・司法書士・土地家屋調査士・税理士・社会保険労務士・弁理士・海事代理士・行政書士）

（※2）住民基本台帳法・戸籍法において、「正当な理由」があるときは、代理人や第三者からの証明書の交付請求が認められており、

• 住民票関係では、「本人または本人と同一の世帯に属する人」からの委任により代理人が請求する場合
• 戸籍関係では、「本人、本人の配偶者、同じ戸籍に記載のある人、直系尊属（父母や祖父母）及び直系卑属（子や孫）」からの委任により代理人が請求する場合
• 本人等以外の人が自己の権利を行使し、または自己の義務を履行するために必要な場合

（例えば、満期保険金を支払う必要がある保険会社が契約者の転居先を探して住所を確認する場合や、債権回収や債権保全のために債権者が債務者の転居先を探して住所を確認する場合など）

• 相続手続や訴訟手続等にあたって、本人等以外の人が国または地方公共団体の機関に提出する必要がある場合
• 八業士の特定事務受任者が職務上請求として受任している事件・事務を遂行するために必要な場合

などがあり、疎明資料や請求理由を確認し、請求者の本人確認を行った上で証明書を交付しています。

 

本人通知の対象となる証明書

• 住民票の写し（消除されたものを含む）
• 住民票記載事項証明
• 戸籍謄本・抄本（除かれたものを含む）
• 戸籍記載事項証明　
• 戸籍の附票の写し（消除されたものを含む）

※戸籍関係の証明書や戸籍の附票の写しについては、原則、コンピュータ化した後のものに限ります。

本人通知する内容

• 交付年月日
• 交付証明書の種別
• 交付通数
• 交付請求者の種別

本人通知の対象となる請求

• 本人等からの委任状による代理人からの請求
• 職務上請求（弁護士・司法書士・土地家屋調査士・税理士・社会保険労務士・弁理士・海事代理士・行政書士）
• 本人等以外の人が自己の権利行使・義務履行をするために必要な請求

本人通知の対象とならない請求

• （住民票関係）本人または本人と同一世帯に属する人からの請求
• （戸籍関係）戸籍に記載されている人、その配偶者、直系尊属及び直系卑属からの請求
• 本人の法定代理人からの請求（原則）
• 国や地方公共団体の機関からの請求

登録できる人

• 南あわじ市に住民登録がある人(除かれた人含む）
• 南あわじ市に本籍地がある人（コンピュータ化戸籍で除籍になった人含む）

　　※ただし、死亡した人、失そう宣告を受けた人は登録できません。

登録の方法

登録手続きに必要なもの

　＜本人が申出する場合＞　

　　※15歳未満の人及び成年被後見人が申出する場合は、法定代理人が申出しなければなりません。

• 南あわじ市本人通知制度事前登録申出書 （事前登録申出書 [PDFファイル／90KB]）
• 本人確認書類（個人番号カード、運転免許証、顔写真付の公的な証明書等）
• 南あわじ市に住民票を有さない場合、住民票の写しその他住所を証する書類（ただし、南あわじ市に本籍がある場合は省略可）

　＜ 法定代理人が申出する場合 ＞　

• 南あわじ市本人通知制度事前登録申出書（事前登録申出書 [PDFファイル／90KB]）
• 本人確認書類（個人番号カード、運転免許証、顔写真付の公的な証明書等）　※法定代理人のもの
• 南あわじ市に住民票を有さない場合、住民票の写しその他住所を証する書類
• 戸籍謄本その他法定代理人の資格を証明する書類（ただし、市に備付けの公簿等により確認できる場合は省略可）

※疾病その他やむを得ない事情や他の市区町村に居住しているなどの理由で、受付窓口で直接申し出ることができない場合は、郵便等による申出も可能ですので、あらかじめ総合窓口センターまでお問い合わせください。

 申出場所・日時

　　南あわじ市役所　市民福祉部総合窓口センター（本館１階）

　　月曜日～金曜日の平日（土曜日・日曜日・祝日・年末年始は除きます。）　

　　受付時間は、午前８時30分から午後５時15分まで

 登録日

　申出の内容を審査し、「南あわじ市本人通知制度事前登録者名簿」に登録した日とします。　

　登録ができましたら、郵送でお知らせします。※本人通知の対象は、登録日以降に交付された証明書となります。

 登録期間

• 登録期間は、登録後１年経過した最初の11月30日までです。
• 登録期間が満了する約１ヶ月前に、登録期間の満了を郵送でお知らせします。
• 登録期間が満了する日までに登録廃止の申出がない限り、登録期間を更に１年延長するものとし、以後も同様とします（自動更新）。

 登録事項の変更と登録の廃止

   登録後に氏名、住所、世帯主、本籍、筆頭者など登録事項に変更が生じた場合は、必ず「南あわじ市本人通知制度事前登録（変更・廃止）届出書」により変更の届出をしてください。（事前登録事項変更兼廃止届出書 [PDFファイル／119KB]）

　また、登録を廃止したい場合も届出をしてください。

　（注）　変更の届出をされるまでの間は、異動後の戸籍・住民票に記載された内容での証明書交付についての本人通知を受け取ることができませんので、必ず届出をしてください。届出がない場合は登録を抹消しますので、ご注意ください。

 

 登録の抹消（自動的に登録廃止となる場合）

• 事前登録者が死亡したときまたは失そうの宣告を受けたとき
• 国外に転出したとき
• 居所不明等により住民票が消除されたとき
• 登録事項の変更について届出がないとき
• 事前登録者に宛てた本人通知が市に返戻されたとき

開示請求

通知を受けた事前登録者が通知の内容について詳しく知りたいときは、南あわじ市個人情報保護条例に基づいて開示請求を行うことができます。

ただし、一部の情報が不開示となる場合があります。